[GTD] 分享我最近用GTD 時間管理的心得+時間管理軟體實用技巧說明

zombie

Originally posted by willieorca at 2005-7-13 00:03:

我也試著用Life Balance來協助我的GTD計劃，
但說實在的光是TLi 和 Place的設定，要如何能做到用最精簡的規則，來達到最實用的分類，就夠令人頭大了。{有點像寫程式，還要debug}

但是Place就更難了。(或許要多思考ctchiu1所言的場合，不過又怕搞得太細，弄得系統太過複雜)
再加上todo list 連Work, Study, Family等這些項目都會出現，沒輸入什麼subtask，list就已經很長了，看了實在很煩。

看來還得摸個幾天，希望能真的搞出個有效率的系統，手上還有不少正事呢??

目前，我LifeBalance裡的Place分為四大類:
1. @開頭，虛擬的地點，在"Doing"階段唯一會看的Place
2. #開頭，實際上的地點，如辦公室，台中、新竹等等
3. !開頭，需要使用到的特殊設備，如電腦、電話，PDA，或持定軟體等等
4. 其他，如Project, no where, 這些只是為了方便性建出來的Places

所有@開頭的虛擬地點，只是為了解決有些事能夠在一個以上的地點做的這種狀況。
而2, 3類只是為了在設定個別action的時候，能夠比較快速的設好Place，因為Life Balance的Place可以直接用"寫入"的方式，而不用從Place選單中選取，配合PopUp或是shortcut，就能夠減少很多輸入的時間。

zombie

我也是用LB當作主要的Action 管理工具，不過，最近在聽Getting things done fast 的CDs(這套CD真是貴啊，不過，David Co. 好像已經不賣了，搶在最後買了一套)，
裡面David一再提到一個好的個人管理工具(他一直不把GTD當作"時間"管理工具，因為，時間是沒辦法管理的，只能管理自己)，應該能做到: 現在是早上10:30，我接下來應該要做什麼。或是，半小時候我有個會要參加，現在有那些事情是我可以做的。

選擇做什麼action的原則，則是依著地點、時間等順序在作選擇。而行事曆中的約會，是屬於hard landscape，也就是，「如果不在約定的時間做完，我就死定了！」，是不可侵犯的。而一個Project，不會單單只有actions和appointment，還會有一些project reference，也就是在執行該project相關的行動時，需要的相關資料，包含project的logs。

以此架構，之前懷特兄提到的以LB來回答接下來兩週的待辦事項之類的問題，似乎得從Project reference的方向來回答會比較合適，只有這個角度才有對各個 project 本身比較完整的資料，以及整個project的始末。

在Someday maybe方面，David提出的想法比較像是只要是我這星期不打算做的事情，就丟到Someday maybe去，主要目的是，讓腦袋想到這些事的時候，可以很輕鬆的說"Not this week"，將腦袋裡原本會用來一再提醒這項工作的精力釋放出來，用在其他更有效率的地方。不過，這必需是在有做完整的weekly review的狀態下。

就個人看法，整個GTD的精神在於，在Weekly review的時候，將已知的Project對接下來的一週，做一次詳細的思考，將所有能夠讓Project持續進展的下一步動作，依能夠執行的場合，分別列在不同的清單中，以便於在該場所的時候，可以很直覺依時間、個人精力等條件挑選最合適的工作出來。