[GTD] 分享我最近用GTD 時間管理的心得+時間管理軟體實用技巧說明

D.L.懷特

我的diddlebug使用場合比較單純：
1）倒數計時1。在廚房做菜時按照食譜，或一般烹調時，尤其是動火作業（瓦斯）。
2)倒數計時2。燒開水。因為我瓦斯基本度數都用不完
3）倒數計時3。開會時怕沒完沒了,treo180就響起電話鈴聲，跟老闆報告說是客戶電話，於是我便跑到外頭接電話。
4）定時或倒數計時。按照GTD分類，預先分頁寫上@Calls, @Computer, @Errands
...，當鈴響時隨即打開todo相關分類，一次搞定。

基本上，行事曆與待辦事項都已內建鬧鐘，我定時鬧鈴設定主要還是在行事曆上頭。我反而覺得diddlebug應該善用其倒數計時的功能，您就會發覺How time flies!

D.L.懷特

Originally posted by julins at 2005-3-14 01:50 PM:
在HI-PDA的網站上有發表翻譯GTD的部分內容,可以參考

耶～這位同學。如果您善用搜尋功能，您會發覺那些GTD文章都曾出現在PIL上頭，而且還是繁體字喔

另外如果您夠細心，那些文章的風格，都有台灣味喔

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-13 01:20 PM:
(ps:上一篇有個地方寫錯了，是懷特兄說要 退出 LB的行列，不是提出)

若LB有任何問題需要我效勞的，我還是可以趁著曾經玩過LB的些許印象，或許可以幫得上忙。

我不再使用LB的原因在於堅守GTD。

GTD把握一個原則：不要把大事做小，小事做大。對待辦事情open-loop的回應，是Nothing more, and nothing less。是恰到好處 (place or context)，恰如其份（effective/效益為先）。

Calendar是所有event, appointment, 與dated NA的棲身之所。
NA list的定義是asap: as soon as posible，我的中文的定義是：在適當場所"逮"到時間就做，而非＜有時間就做＞。剛剛有同事問我＜有時間就做＞的NA應該放到哪？我說那不是NA，應該擺在Someday Maybe List才對，一星期去關照一下也就夠了，千萬別與每天要關照多回的NA List混在一起。

因此當有一項dated NA 例如到ATM繳費出現時，我的第一個念頭除了出門前準備相關單據外，我會再review所有@errands事項，看看是否有衣服要送洗，是否要順便採買一些日用品。產生一種＜雁行效益＞或母雞帶小雞，一兼二顧，摸蛤兼洗褲。NA list是以calendar為中心去展開。

但是LB的todo list(NA)，本身就含有七種時間元素，而地點又有互相包容的特性，會使我產生困惑，更無法讓我一覽無遺相關的待辦事項，做出符合我直覺的判斷。

GTD的境界是Mind Like Water（心智若水，而非＜心若止水＞，強調動，而非靜）：不要讓小石頭掀起巨浪滔天，大石頭卻沒有一絲漣漪靜悄悄往下沉。兵來將擋也許有這麼一說，但俗話說的更好：殺雞焉用牛刀。

[ Last edited by D.L.懷特 on 2005-7-13 at 15:45 ]

D.L.懷特

剛剛有同事問我＜有時間就做＞的NA應該放到哪？我說那不是NA，應該擺在Someday Maybe List才對，一星期去關照一下也就夠了，千萬別與每天要關照多回的NA List混在一起。

D.L.懷特

假設一個狀況：
老闆今天臨時叫你明天到國外出差兩週，並請你將原先預定未來兩週的工作事項作一個交代與整理。

問題：
1)您現有的LB系統能否預覽未來兩週的工作？
2)如果可以，那是如何設定？
3)如果不可以，有何其他快速有效的因應之道？

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-13 06:07 PM:
>在適當場所"逮"到時間就做，而非＜有時間就做＞

這樣的說法感到滿有壓迫感的...會不會都做些第一跟第三象限的事，第二象限又一直拖著沒作了..
不過GTD作者是沒有這樣的說法，那是光頭柯維說的

您有定期weelky review（包含review之後的weekly plan）的話。第二象限的事可以透過具垂直規劃（掌握重點專案），按NA的性質放到Calendar or ToDo list。

GTD出現的時間比七個習慣晚，四個象限的概念早已改頭換面出現在GTD系統裡。

D.L.懷特

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-13 11:52 PM:
假設一個狀況：
老闆今天臨時叫你明天到國外出差兩週，並請你將原先預定未來兩週的工作事項作一個交代與整理。

問題：
1)您現有的LB系統能否預覽未來兩週的工作？
2)如果可以，那是如何設定？
3)如果不可以，有何其他快速有效的因應之道？

我的解決方案很單純與直覺化，不玩Hide and Seek：

1)前往agendus的canlandar view列出Next two week的所有appointments, event, milestones（checkpoints）
2)前往agendus的todo list view列出Next 2 weeks的所有dated NAs
3)同時也在agendus的todo list view列出所有undated的所謂asap性質的NAs
4)視1,2,3點的需要，link進bonsai挑選出相關專案，做完整交接說明。

這就是GTD所謂的Buttom-Up另類方法，因為你已經經常性做了weekly review，列出該做的NA。不用在意外事件發生時，再從頭review您的project list，爭取時效，加快反應速度。

[ Last edited by D.L.懷特 on 2005-7-15 at 13:16 ]

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 01:00 PM:
如果 女朋友 說 " 是不是 別人比我還重要時，請問你的想法如何，問題是否有解決?

我得直覺觀點是：
1）活在當下。見義勇為，Just Do It。女友的將來不爽，只是推測，孕婦的危機卻是擺在眼前事實。更何況，女友還不是老婆，最壞最壞頂多影響到自己的下半身而已。上半身的頭腦，更應該冷靜，但不能冷酷。
2)任何一件急事，例如見義勇為搭救孕婦，都一定還有空檔可以利用。例如在救護車上，您可以立即用行動電話撥給花店，定一束鮮花，立即送一束鮮花到女友處。
到了醫院填寫表單時，也有空檔，您可以詢問醫生或護士或行政人員，依她們經驗，該送啥生日禮物。
在產房外，孕婦正在哇哇大叫，而你通知孕婦家屬卻還未趕到的，你在等的同時，也還可以察看PDA看還有哪些事可以做，或跟櫃臺護士打屁聊生日禮物的事情。
如果，你已經事前盡了最大可能在彌補挑選生日禮物的延宕，我想你已經是一個無可挑惕的男友。您最後再離開醫院前，可以先到急診室旁的福利社，買個一打保險套，隨時準備彌補女友的不滿。

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 02:25 PM:


所以懷特兄還是必須使用以行事曆為基礎的agendus。
出個關於期限的問題要讓LB解決，可說是勝之不武啊。

不只是期限問題，另外您要預估工作負荷work load，排行程時，都會用到行事曆。所以我要請使用LB的朋友留意：不要忘了您的老朋友---行事曆。

Hard landscape與by context的 NAs混在一起，肯定不是GTD作者的本意。

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 02:27 PM:


這簡直是「危機處理」了，跟GTD好像關係不大...8D

ctchiu1提出的問題範例太爛了，讓懷特兄找到兩全齊美的解決方式..|)
應該出這樣的簡單題：「如果孕婦跟女友掉在海裡，你第一個救誰？」，
不然換成考古題，老婆跟媽媽落海的情節也可以。
不相信懷特兄還有辦法拿PDA來解決..|)

[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 14:31 ]

如果一定要下水的話，我會先脫掉褲子（含PDA），先救近的。
學GTD有一個好處，就是無時不刻培養自己的判斷力與直覺，即使面臨真正的危機處理，也變成平常心。

GTD的境界是Mind Like Water---心智若水，而非＜心若止水＞，強調動，而非靜，也就是說，不要讓小石頭掀起巨浪滔天，大石頭卻沒有一絲漣漪靜悄悄往下沉。

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 02:51 PM:
一、為何大家都不管
二、確定孕婦是否需要幫忙
三、找醫院(行動資料庫，醫院電話)
四、利用資源換取時間(如電話請人送禮物給女友，並說明原因，行動資料庫: 花店，朋友電話)
五、確認孕婦安全，並告知女友狀況(處理事情時，不要忘記原來的重心)
六、事情結束，跟女友約好時間慶祝(NA處理)

觀念:人生價值觀的直覺判斷(要不要幫忙?)
         確認問題是否為真(為何大家都不管?)
         時間是否可以使用資源轉換(如請人處理，孕婦或女友)
         最重要問題處理後，再處理次要問題

1,2)溝通技巧，just ask those people on the street與孕婦，沒問過孕婦而強押孕婦上醫院，是會妨礙人身自由的
3)119
5)花送到時，上頭有note，之後再打電話與女友確認

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 03:22 PM:
行事曆的做法是一個封閉的物件，將時間，地點跟事件都封裝在內，比較難更動，LB的觀念把時間，跟地點由物件中提出來做為屬性，方便變動，我的觀念是認為計畫就是要變，所以我目前是使用LB。

行事曆的時間變動已經比紙本行事曆方便許多，現在許多公司行號都已經用Outlook與Lotus Note來作為群組軟體。

傳統PDA Todo List的context/日期變動也是挺方便的。

現代PDA行事曆都有彈性，允許您做大幅度的變更!

D.L.懷特

如果你是主動的人，生活周遭環境又變遷迅速，那我建議您用GTD。

如果您生性比較被動，周遭環境變數不多，又比較希望別人或軟體來指導辦事的順序，那LB可以滿足您。但是LB學習門檻高。

如果您是求心安，LB可以帶來若干效果。如果您是想追求成果，那麼GTD值得您一試。

GTD是啥？請閱讀原著。

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 03:44 PM:


PC上用滑鼠+鍵盤更動行事曆資料的確比較方便，
但相較於PDA小畫面，要一次更動很多待辦事項或專案子項目到不同時間區段去還是很累..

[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 15:47 ]

好的PDA軟體，為因應市場需求都已經出現桌面端對應軟體。

D.L.懷特

心智繪圖對我而言，主要是用來做個人與部門團隊腦力激盪，因此我只用MM軟體的腦力激盪模式。

另外，善於右腦思考者可以用MM來組織事物。

不用軟體的人，可以考慮A3紙張。PDA就沒有MM發展的空間。

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 04:04 PM:


懷特兄故意把GTD跟LB分開，這不對喔...|)

這不是＜啃得雞＞

LB是一套時間管理軟體，但是其邏輯與效果，跟GTD描述的不同。

David Allen發表GTD後，從來未曾替LB背書過。

D.L.懷特

Originally posted by didream at 2005-7-15 04:11 PM:


行事曆可以說是我目前系統內，最重要的存在，可做為重新通盤檢討的指標
在執行"週檢視"的時候，第一項工作就是確定行事曆
因為日期、時間、環境、時機全部都能確保的，才會進行事曆
行事曆確定了，再檢討其他的待辦事項，考量意外因素
先將瓶內裝好大石頭(行程)，再決定是要放沙或礫(待辦)
就好像房間要先做好樑柱，其他的木板窗戶才再加上去
因為行事曆比待辦事項所需條件嚴格多了
一天可能只有一二項，
但是如果變了，同時也代表當天的主體性改變，就是自已的管理系統可行性有問題
必需確認問題所在，(甚至重做週檢視，這時候PDA行事曆的快速更動功能就很方便了)
避免一步錯，萬步錯！

同意！這正是GTD能夠confronting reality的重要因素。

D.L.懷特

建議再寫一封給LB作者，建議該公司應該發表出自己的哲學，並不需要寄宿在GTD籬下。LB使用者眾，應該有這個實力的。

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 04:46 PM:


其實如果有耐心看完這篇入門介紹，
也不會覺得裡面有什麼GTD或Covey的學說，
就是這樣用下去就對了。8D

2004年元月寫的?
您可以再做一下follow-up，問他使用近兩年的感想，有否達成他原先的目的。當初我也是看到這位先生(Writing on ur palm)的介紹，而第3次嘗試LB。

另外他的Slap用法，倒是頗具參考價值。

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 04:57 PM:
懷特兄把MM拿來做腦力激盪之用，這是一個發散，我把 MM 拿來做學習之用，把書中一章縮到一張，這就是心智圖的使用，也是學習與應用的基本
  
學習要由繁入簡，發表要由簡入繁

沒錯！很多學校也在教人利用MM講故事，加強記憶與做學習筆記，這對善於右腦思考者，有很大的幫助。

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 04:57 PM:
懷特兄把MM拿來做腦力激盪之用，這是一個發散，我把 MM 拿來做學習之用，把書中一章縮到一張，這就是心智圖的使用，也是學習與應用的基本
  
學習要由繁入簡，發表要由簡入繁

腦力激盪之後，就繼續用MM來歸納與整理，並不是只有發散。
8D

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 05:07 PM:
觀念要靠實例來傳達，所以有時廢話真的很多，其實我覺得在pda上更可以發揮mm的效果(不是mindmanager)，靈感常是突然發生的

PDA就不用考慮了，螢幕太小無從發揮視覺優勢，Tablet 筆電倒是可以考慮。

至於靈感捕捉，一般的inbox工具都可以用。

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 08:35 PM:

懷特兄，關於gtd的五個要點，如何使用LB來實行，請見前文，我有做實例說明，請指教。為何LB不是實行GTD的工具，另外，收件匣的增加，使你不但可以收集資料，可以預想未來，更可以收藏過去，除了有時間性的約會(BY DATEBOOK)，無時間性的ONCE_TASK,更可以主動安排自己工作的時間，除此之外，使用TLI更可以隨時觀視自己生活的重心所在，不致偏頗不靈，工作上，可以同時把時間，地點，資源聚集在一起。我的認為是 LB 的觀念己包含了 DATEBOOK & TODO ，是否有那些地方是我沒有注意到的，請不吝說明。

PS:當然我不是只使用LB來實行GTD,而是三合一(LB+DAYNOTEZ+SLAP)
SLAP是未知而臨時發生事情時的記錄資料用，一直沒有提到這個

只要您有閱讀過GTD原著，而不是只參考各論壇的GTD應用方法，並且您信任LB的todo List，那就持續您目前的作法吧！
可是等到有一天，發覺行不通時，您再將GTD閱讀一次後，應該會有另一番體會的。
太複雜的軟體，會讓人專注於細節，而忘記實際外在效果。您相信LB credits的累積，真的可以平衡生活？您相信credit points可以1+1=2? or 1=1?您相信LB的todo list排序？

您不知道後天該做啥事，您也可能不知明天出門在外有哪些errands可以做，因為LB的相關todo item尚未pop-up，GTD說Do的種類有三種：
1)先前就已經定義好的工作
2)正在定義您的工作
3)直接做臨時發生的事情
但是使用了LB後，您還要加上第4點：Do it as it pop-up